Tips: Memperbaiki Error dalam Laporan Keuangan

email

print

Seringkali lembar kerja yang diterima berisi angka dan rumus. Dalam keuangan, perhitungan dibutuhkan sehari-hari. Bila Anda memasukkan rumus (atau fungsi) yang sama di Excel, Anda mungkin menerima hasil yang berbeda atau Anda dapat menerima pesan error.
Dalam resep ini, Anda akan belajar cara cepat untuk mencari dan memperbaiki error dalam lembar kerja Anda dengan memanfaatkan berbagai tools yang disediakan untuk mengaudit data dan rumus di Excel.

Dapatkan gambaran dengan cepat

Sorot data Anda dengan mouse. Lalu periksa status bar di sudut kanan bawah layar. Bandingkan jumlah penjualan Jan-Mar yang ditunjukkan bawah kolom dan Total yang ditampilkan di status bar.
Apakah ada kesalahan di antara dua nilai yang ditampilkan? Total yang ditampilkan di status bar ($68,208) tidak sama dengan Total yang ditampilkan dalam laporan keuangan ($62,583).

Ini dikarenakan ada kesalahan rumus dalam menjumlahkan kolom B yaitu, rumus pada sel B13 berupa =SUM(B7:B9). Seharusnya, rumus itu juga mencakup sampai sel B11, yaitu, =SUM(B4:B11).
Selalu gunakan informasi yang ditampilkan pada status bar sebagai langkah pertama dalam memeriksa kesalahan di laporan keuangan Anda.

 

Gunakan fungsi AutoSum pada Ribbon

Daripada mengetik fungsi SUM() secara manual dan menyebabkan kemungkinan kesalahan dalam mengetik, klik pada sel kosong di bagian bawah sel, E30. Lalu pilih tab Home dan pada grup Editing, klik AutoSum.
Ketika Anda mengklik fungsi AutoSum, Excel akan mencakup semua sel dari posisi sel saat ini ke atas atau ke kiri sampai menemukan sel kosong. Dalam contoh ini, fungsi AutoSum pada sel E30 hanya mencakup sel E28 sampai E29 karena sel E27 adalah sel kosong. Dalam mempersiapkan laporan keuangan, hindari menyisipkan baris/kolom kosong dalam tabel. Jika Anda meninggalkan baris/kolom kosong dalam tabel, maka fungsi AutoSum tidak akan mencakup semua nomor Anda.

 

Berhati-hatilah dengan sel kosong

Sering kali data yang diperlukan belum tersedia ketika Anda membuat laporan keuangan. Misalnya, biaya bank (sel B15) belum siap pada saat laporan keuangan dibuat. Apakah ada kesalahan dengan rumus di B21? Rumus di sel, B21 hanya mencakup rentang sel dari B16:B20 yang seharusnya mencakup rentang sel dari B13:B20.

Jangan meninggalkan sel kosong bahkan jika data belum tersedia. Sebaliknya ketik nilai 0 (nol) untuk sel yang belum memiliki nilai. Hal ini karena AutoSum akan mencakup semua sel dari posisi saat ini ke atas atau ke kiri sampai menemukan suatu sel kosong.

 

Reference

Formula di sel B21 merupakan suatu fungsi AutoSum yang sederhana, yang digunakan untuk menghitung total beban usaha (misalnya B13:B20). Mengapa total beban usaha tidak ditampilkan? Dimana letak kesalahan dalam contoh ini?

Ketika Anda melihat lebih teliti pada rumus di sel, B21 – Anda akan mengetahui bahwa rumus itu mengacu kembali pada dirinya sendiri, yaitu, fungsi AutoSum menghitung total dari B13:B21 yang meliputi sel itu sendiri (B21). Pesan, Circular Reference: B21 akan tampil pada status bar.
Seharusnya, fungsi AutoSum hanya menghitung nilai dari B13:B20 dan bukan dari B13:B21. Ketika formula mengacu kembali ke sel itu sendiri, baik secara langsung atau tidak langsung, hal tersebut akan menciptakan referensi melingkar (circular reference).

Sel-sel dengan referensi melingkar tidak dapat menghitung hasil dengan benar.



Setiap kali sebuah sel memiliki referensi melingkar, status bar akan menunjukkan keberadaan dan lokasi referensi melingkar tersebut (misalnya, Circular Reference:B8).

Menampilkan rumus dalam lembar kerja

Ketika Anda ingin mengoreksi rumus dalam laporan keuangan, Anda perlu melihat rumus dalam masing-masing sel.
Untuk menampilkan rumus dalam laporan keuangan, pilih tab Formulas > Show Formulas (grup Formula Auditing).

Apabila Anda perlu beralih antara melihat rumus dan melihat hasil rumus (nilai) dengan cepat, Anda dapat tekan [CTRL] + [ ` ] (tanda kutip terbalik disebelah kiri tombol 1 atau diatas tombol TAB).